Arbeiten nach dem Kostenerstattungsverfahren: So gehe ich vor

Manche Psychoanalytiker und Psychotherapeuten haben keinen Kassensitz, das heißt, die Krankenkassen übernehmen nicht so selbstverständlich die Kosten wie bei einem Vertragspsychotherapeuten (ein Vertragspsychotherapeut hat Verträge mit den gesetzlichen Krankenkassen geschlossen). Psychologen oder Ärzte mit abgeschlossener Psychoanalyse- bzw. Psychotherapie-Ausbildung können jedoch nach dem „Kostenerstattungsverfahren“ mit den gesetzlichen Krankenkassen zusammenarbeiten.

Meiner Erfahrung nach kommen Anträge zu bestimmten Zeiten sehr gut durch, während es zu anderen Zeiten sehr schwierig ist. Woran das liegt, kann ich nicht sagen. Bei manchen Kassen geht es relativ leicht, bei anderen erscheint es fast unmöglich. Doch wie so oft hilft auch hier Dranbleiben und der persönliche Kontakt zum Sachbearbeiter.

Kostenerstattung – so gehe ich vor

• Wenn ein Patient anruft, erkläre ich ihm, dass die Kassen die Kosten nur dann übernehmen, wenn er keinen Vertrags-Psychotherapeuten gefunden hat, der ihm in naher Zukunft einen Therapieplatz zur Verfügung stellen könnte.
• Es ist wichtig, dass der Patient die Namen der Therapeuten, die keinen Platz anbieten konnten, aufschreibt und auch das Datum notiert, an dem er beim Kassen-Psychotherapeuten angefragt hat.

Die Kassen fordern, dass sich die Patienten zunächst an die Terminservicestelle (Tel. 116 117) wenden. Dort erhalten sie rasch einen Termin zu einer Psychotherapeutischen Sprechstunde. Der Psychotherapeut, der die Sprechstunde durchführt, stellt jedoch nur fest, ob eine Psychotherapie notwendig ist. Nach dem Sprechstunden-Termin geht für die Patienten die Suche oft von vorne los.

• Dann lade ich den Patienten zu einem Vorstellungsgespräch ein, das er selbst zahlt. Manche Therapeuten bieten die Kennenlernstunde kostenlos an, allerdings ist dies sowohl psychologisch als auch aus wettbewerbsrechtlichen Gründen schwierig – der ärztliche/psychologische Psychotherapeut soll eigentlich ein Mindesthonorar (ca. 40 €) veranschlagen. In dieser ersten Sitzung kann man feststellen, ob man sich eine Zusammenarbeit vorstellen kann.
• Seit dem 1.4.2018 ist es für den Patienten Pflicht, eine „Psychotherapeutische Sprechstunde“ bei einem Vertragspsychotherapeuten in Anspruch zu nehmen. Dieser schätzt ein, ob eine Psychotherapie notwendig ist und welches Verfahren empfehlenswert ist. Zu den Verfahren gehören die Verhaltenstherapie = VT, die tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie = TfP, die Analytische Psychotherapie = AP sowie die Systemische Therapie.
• Wenn der Privat-Psychotherapeut die Psychotherapie als notwendig erachtet, ist eine „Psychotherapeutische Sprechstunde“ bei einem Kassentherapeuten eigentlich nicht mehr notwendig, denn auch der Privat-Psychotherapeut ist ein fertig ausgebildeter Psychotherapeut mit entsprechendem Wissen.
• Dennoch ist es leichter, eine Psychotherapie in einer Privatpraxis zu beantragen, wenn bei dem Patienten eine „Psychotherapeutische Sprechstunde“ bei einem Kassentherapeuten stattgefunden hat. Dann bringt der Patient das Ergebnis dieser Sprechstunde, das sogenannte Formular „PTV 11“ (PTV = „Psychotherapievereinbarung“) mit zum Erstgespräch beim Privattherapeuten.
• Ich arbeite mit einem kassentherapeutischen Kollegen zusammen, zu dem ich die Patienten zur „Psychotherapeutisichen Sprechstunde“ schicken kann, wenn die Kasse so ein PTV-11-Formular verlangt (wie gesagt: eigentlich muss das nicht sein).

• Der Patient soll in einer Liste die Adressen der Kassen-Therapeuten eintragen, die in naher Zukunft (innerhalb der nächsten drei Monate) keinen Therapieplatz frei haben.
• Diese Regelung ist oft fraglich, denn die Patienten suchen sich nicht selten ihren Privatpraxis-Psychotherapeuten aus, bevor sie tatsächlich Kassentherapeuten angerufen haben, einfach weil sie z.B. die Homepage des Privat-Psychotherapeuten sympathisch finden. Doch welche Therapeuten sollen sie dann in die Liste eintragen? Viele Patienten rufen dann tatsächlich noch bei Kassentherapeuten an, regelrecht in der Hoffnung, dass diese keinen Platz frei haben, weil sie ja zum Privat-Psychotherapeuten gehen wollen.
• Der Patient stellt einen Antrag auf Kostenerstattung. Hier gebe ich dem Patienten einen selbst erstellten formlosen Vordruck mit: „Hiermit beantrage ich, dass die Kosten, die mir durch die Psychotherapie bei Frau Dr. X. entstehen, erstattet werden.“
• Offiziell muss sich der Patient selbst um den Kostenerstattungsantrag kümmern. Da das aber kaum einem Patienten zuzumuten ist, lasse ich mir vom Patienten die notwendigen Formulare geben (unterschriebener Antrag, Adressliste der ablehnenden Therapeuten, evtl. PTV 11, Schweigepflichtsentbindung, evtl. „Abtretungserklärung“, damit ich mit den Kassen direkt abrechnen kann) und stelle dann den Antrag bei der Krankenkasse. Ich lege einen Kostenvoranschlag bei (z.B. über vier probatorische Stizungen und 12 Sitzungen Kurzzeittherapie plus Berichterstellung).
• Schon im ersten Gespräch müssen genügend Informationen zusammenkommen, um eine vorläufige Diagnose zu stellen und die Therapie gut begründen zu können.
• Es ist sinnvoll, sich noch einmal die Punkte zur Ärztlichen Schweigepflicht der Musterberufsordnung durchzulesen. Die Entbindung von der Schweigepflicht ermöglicht die einfachere Kommunikation mit den Krankenkassen und ärztlichen/psychologischen Kollegen.
• Zeugnisse beilegen. Die Krankenkassen fordern Eignungs-Nachweise des privatärztlich tätigen Psychotherapeuten an. Daher lege ich jedem Antrag auch meine Approbationsurkunde sowie meine Zeugnisse über die Zusatztitel „Psychotherapie“ und „Psychoanalyse“ bei.

Patientenbericht. Es kann sinnvoll sein, schon beim ersten Anschreiben an die Kasse einen ausführlichen Patientenbericht mitzuschicken. Dieser kommt in einen formlosen Extra-Umschlag an den (Medizinischen) Dienst der Krankenkassen (entspricht dem „Bericht an den Gutachter“ bei normalen Kassenanträgen).
Hier am besten bei den Krankenkassen fragen, was sie genau brauchen. Manchmal soll der Bericht anonym sein, nur mit Patienten-Chiffre versehen (erster Buchstabe von Nach- und Vornamen plus Geburtsdatum, sechsstellig), manchmal will der MDK auf dem Bericht die kompletten Patientendaten sehen.

Die Antragsschritte kann man genauso gehen wie bei „Kassen-Psychotherapien“ auch. Beantragt werden können zum Beispiel 2-4 probatorische Sitzungen, eine Kurzzeittherapie I und II (je 12 Sitzungen) oder eine Langzeittherapie (60 Sitzungen).

Die Krankenkasse muss auch im Kostenerstattungsverfahren binnen drei Wochen eine Zu- oder Absage schicken bzw. eine Nachricht, ob der MDK eingeschaltet werden soll. Bei MDK-Einschaltung muss binnen 5 Wochen ab Antragstellung eine Zu- oder Absage vorliegen (§ 13 Abs. 3a SGB V). Sind die Fristen ohne Nachricht der Krankenkasse abgelaufen, gilt die Therapie als genehmigt.

Oft melden sich die Krankenkassen nur bei dem Patienten, nicht beim Therapeuten! Das sage ich dem Patienten, damit er sich bei mir meldet, sobald die Therapie genehmigt ist. Ich selbst rufe nicht beim Patienten an.

• Wird der Antrag auf Kostenerstattung nicht genehmigt, kann der Patient Widerspruch einlegen. Auch formuliere ich selbst in der Regel den Widerspruch.
• Rechnungen schreiben. Wird die Therapie genehmigt, stelle ich am Ende des Monats entweder dem Patienten die Rechnung oder aber ich schreibe der Krankenkasse eine Rechnung und lege ein formloses Schreiben bei, dass der Patient damit einverstanden ist. Dieses Schreiben („Abtregungserklärung“) ist vom Patienten zu unterschreiben. Es kann z.B. so formuliert werden:
  „Ich erkläre mich damit einverstanden, dass meine Psychotherapeutin Frau Dr. XX im Rahmen des Kostenerstattungsverfahrens für Psychotherapie Rechnungen direkt an die Krankenkasse stellt.“
• Manchen Kassen kann ich die Rechnung monatlich stellen, andere bitten darum, erst am Ende eines Quartals abzurechnen. Möchte der Patient sich selbst kümmern, überweist der Patient mir das Honorar und reicht meine Rechnung selbst bei der Krankenkasse ein, die ihm dann das Geld auf sein Konto überweist.

Auf Facebook gibt es eine Kostenerstattungsgruppe für Psychotherapeuten.

So bekommst du dein Geld

Psychotherapeuten in Privatpraxen behandeln oft auch Selbstzahler. Häufig meint man schon am Telefon zu hören, von welchem Patienten man sein Honorar sicher erhalten wird und von welchem nicht. Doch trotz bester Menschenkenntnis kannst du immer wieder Überraschungen erleben.

Als Selbstzahler kommen häufig Menschen, denen es finanziell relativ gut geht. Viele wirken zuverlässig, zahlen dann am Ende „aus psychodynamischen Gründen“ aber doch nicht. Es melden sich auch Menschen aus sozial schwachen Schichten als Selbstzahler an – und man ist überrascht: Das Honorar kommt oft von den Patienten besonders zuverlässig, von denen man es am wenigsten erwartet hätte. Wie kann man sein Honorar sicherstellen?

Anfangs möchtest du als Psychotherapeut*in vielleicht noch die Welt retten und bietest Patienten ein Gespräch an, bei denen schon im Erstgespräch fraglich ist, ob du dein Honorar erhalten wirst. „Nur wenn es dir selbst finanziell gut geht, kannst du ein guter Arzt sein“, sagte mir ein Arzt auf Sri Lanka. Mit der Zeit lernst du, der Versuchung zu widerstehen, jedem helfen zu wollen. Schon am Telefon kannst du manchmal einschätzen, ob du dein Honorar erhalten wirst oder nicht – und das fliesst dann auch in die Entschiedung für oder gegen einen Patienten mit ein. „Mir fehlen eigentlich immer 1000 Euro, die jemand nicht gezahlt hat“, erzählt mir eine Kollegin. Und auch ich habe schon herbe Verluste hinnehmen müssen. Doch mit zunehmender Erfahrung werden die Lücken in der Regel kleiner.

So mancher Psychotherapeut hält die ein oder andere Sitzung aus „Nächstenliebe“ kostenlos ab. Auch Freud hat wohl Patienten kostenlos behandelt und der amerikanische Jurist und Psychoanalytiker Richard Reichbart sagt, dass er immer auch einen Patienten für ein sehr geringes Honorar behandelt: „Just for the pleasure of it“ (= „Allein zur Freude“). In der Psychotherapie-Aus- und Weiterbildung ist man geneigt, kostenlose Sitzungen anzubieten, um die erforderliche Sitzungszahl zu erreichen, was jedoch rechtlich aus Wettbewerbsgründen schwierig sein kann. Etwa 40 € sollte man mindestens schon berechnen. Arbeitest du im Kostenerstattungsverfahren, bietest du die probatorischen Sitzungen vielleicht ebenfalls kostenlos an, damit der Patient überhaupt eine Chance hat, aufgenommen zu werden.

Schon in der ersten oder zweiten Sitzung solltest du über die Ausfallhonorarregelung sprechen, denn der Patient sollte informiert sein, bevor du ein Ausfallhonorar berechnest. Ich selbst berechne in der Regel gar kein Ausfallhonorar.

Nachweise sind wichtig

Wichtig bei sehr wackeligen Patienten ist ein Nachweis, dass dein Patient in deiner Praxis war. Denn zahlt der Patient nicht, so kannst du zwar mahnen und mit rechtlichen Schritten drohen, aber der Patient kann leicht sagen: „Sie können mir ja gar nicht nachweisen, dass ich bei Ihnen war.“ Daher führen manche Kollegen eine Unterschriftenliste, auf der sie den Patienten nach jeder Sitzung unterschreiben lassen. Andere bitten den Patienten, zu jeder Sitzung das Geld in bar mitzubringen. Beides ist sehr unbefriedigend. Gerade am Anfang zahlst du vielleicht oft Lehrgeld, aber der Ärger ist ein großer Meister und du wirst immer besser darin, dafür zu sorgen, dass du dein Honorar auch wirklich erhältst.

Wenn die Praxis dann angelaufen ist und du einige Patienten hast, kannst du natürlich auch einen Abrechnungsservice beauftragen wie z.B. medas.de (Link ist nicht gesponsert). Ich selbst habe so etwas nie gemacht, weil es so unvereinbar ist mit meinen idealen Vorstellungen, die ich von Psychotherapie habe.

Psychotherapie und Psychoanalyse sind kein Gewerbe

„Brauche ich einen Gewerbeschein, wenn ich meine Psychotherapie-Praxis eröffne?“ Nein. „Der Beruf der Psychotherapeutin und des Psychotherapeuten ist seiner Natur nach ein freier Beruf und kein Gewerbe“ steht auf der Website des Innenministeriums NRW (Berufsordnung der Psychotherapeutenkammer NRW. Dasselbe gilt für ärztliche Psychotherapeuten).

Psychotherapeuten sind von der Umsatzsteuer befreit

Ärzte und Psychotherapeuten, die als Selbstständige Heilbehandlungen anbieten, sind umsatzsteuerbefreit nach § 4 Nr. 14 Buchstabe a Umsatzsteuergesetz: „Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden“ (… sind von der Umsatzsteuer befreit). Dabei muss es sich um „Heil-Behandlungen“ handeln. Coachings, Supervisionen oder Wellnessprogramme sind umsatzsteuerpflichtig.

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Dieser Beitrag erschien erstmals am 17.9.2014
Aktualisiert am 17.8.2025